Ein Pflichtenheft wird für komplexe Projekte (z.B. Extranets, Portale oder Communities) erstellt, um in detaillierter, konkreter Form die fachlichen und funktionellen Spezifikationen festzuhalten. Das Pflichtenheft beschreibt, wie der Auftragnehmer die vom Auftraggeber gestellten Anforderungen (Lastenheft) umsetzen bzw. lösen wird.
Pflichtenhefte sind umfangreiche Dokumente, die notwendige und optionale Ziele analysieren udn Anwendungsbereiche untersuchen, um auf dieser Grundlage Funktionen aufschlüsseln und genau zu beschreiben. Insbesondere für unterschiedliche Rollen wie Administratoren, Teamleiter oder Redakteure werden die Anwendungsfälle und die damit verbundenen Funktionen erläutert.
Die Gestaltung eines Pflichtenhefts richtet sich nach dem jeweiligen Projekt. Eine gut strukturierte Vorlage für ein eBusiness Projekt bietet die Universität Köln als PDF an. Eine Vorlage für ein tabellarisch angelegtes Pflichtenheft mit der Möglichkeit, Personen und Zuständigkeitsbereiche zuzuteilen, bietet educahelp.ch als Word-Dokument zum Download an.
Beispiele für die Gliederung eines Pflichtenhefts in verschiedenen Anwendungsfällen und unterschiedlichen Lehren bietet www-lehre.inf.uos.de
Als Standard für die Realisierung eines Software Projekts hat sich international anstelle eines Pflichtenhefts die "Software Requirements Specification" (SRS) durchgesetzt. Eine SRS fasst Lastenheft und Pflichtenheft in einem Dokument zusammen und besteht aus min. 3 Kapiteln: der Einleitung, der allgemeinen Beschreibung der Software und der funktionellen Beschreibung.
Ein Pflichtenheft beinhaltet die funktionellen Aspekte, die für die Realisierung eines Projekts notwendig sind. Zum Inhalt eines Pflichtenhefts gehören u.a. die Zielstellungen, Zielgruppen und Anwendungsbereiche, detaillierte Beschreibungen des Produkts und aller Funktionen, technische Anforderungen und Abhängigkeiten sowie Qualitätsanforderungen.
Aufbau und Gliederung eines Pflichtenhefts richtet sich im Detail nach dem jeweiligen Projekt, das umgesetzt werden soll. Ein Beispiel zum Aufbau einer Spezifikation bietet der Wikipedia-Artikel zu diesem Thema an.